Tìm hiểu cách đội ngũ Petrolimex Chi nhánh TP.HCM khai thác AI trong email, báo cáo, tài liệu và công việc văn phòng qua chương trình đào tạo thực chiến của CyberSoft.
Trong doanh nghiệp xăng dầu, công việc phía sau hoạt động kinh doanh không hề đơn giản. Bên cạnh nghiệp vụ chuyên môn, đội ngũ còn phải xử lý email, báo cáo, hồ sơ kỹ thuật, tài liệu, thông tin khách hàng và phối hợp liên tục giữa nhiều phòng ban.
Khi khối lượng thông tin ngày càng lớn, câu hỏi không còn là “Có nên sử dụng AI hay không?”, mà là “AI có thể giúp nhân sự xử lý công việc hiện tại tốt hơn ở đâu?”
Đây cũng là vấn đề được CyberSoft tập trung trong chương trình “Ứng dụng AI trong Công việc & Văn phòng” dành cho đội ngũ Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex – Chi nhánh TP.HCM.
Đặc thù công việc đặt ra bài toán gì cho AI?
Petrolimex hoạt động trong nhiều lĩnh vực liên quan đến hệ sinh thái xăng dầu như kinh doanh xăng dầu và sản phẩm liên quan; máy móc, thiết bị, phụ tùng; thiết bị phục vụ cửa hàng xăng dầu; xây dựng, sửa chữa và bảo dưỡng hệ thống thiết bị.
Đặc thù này khiến nhân sự thường xuyên tiếp xúc với nhiều loại thông tin khác nhau.
Có những công việc đòi hỏi chuyên môn cao, nhưng cũng có không ít đầu việc lặp lại mỗi ngày: đọc và trả lời email, tổng hợp tài liệu, viết báo cáo, chuẩn hóa nội dung, tìm kiếm thông tin hoặc chuyển dữ liệu thành văn bản dễ theo dõi.
Đây chính là nhóm công việc mà AI có thể tham gia hỗ trợ hiệu quả.
Từ “biết dùng ChatGPT” đến biết giao việc cho AI
Một trong những nội dung trọng tâm của buổi đào tạo là Prompt và cách đưa AI vào công việc hằng ngày.
Thực tế, không ít người đã sử dụng ChatGPT nhưng kết quả nhận được chưa thực sự hữu ích. Vấn đề đôi khi không nằm ở công cụ mà ở cách đặt yêu cầu.
Thay vì chỉ nhập một câu hỏi chung chung, nhân sự được hướng dẫn cách cung cấp cho AI:
- Bối cảnh của công việc
- Mục tiêu cần đạt
- Thông tin đầu vào
- Đối tượng sử dụng
- Yêu cầu về nội dung
- Định dạng đầu ra mong muốn
Ví dụ, thay vì yêu cầu:
“Viết giúp tôi một email.”
Có thể mô tả rõ tình huống, đối tượng nhận email, mục đích trao đổi, giọng văn mong muốn và những thông tin bắt buộc phải có.
Khi đầu vào rõ ràng, kết quả trả về cũng sát với nhu cầu thực tế hơn. Quan trọng hơn, nhân sự dần hình thành tư duy chia nhỏ công việc và giao từng phần cho AI, thay vì phụ thuộc vào những câu hỏi có sẵn.
Những công việc văn phòng được thực hành trực tiếp
Tại chương trình đào tạo, nội dung không dừng ở việc giới thiệu tính năng của các công cụ AI. Đội ngũ Petrolimex được thực hành trên những tình huống gần với công việc văn phòng hằng ngày.
Soạn thảo và xử lý email
Email là một trong những đầu việc xuất hiện liên tục trong môi trường doanh nghiệp.
AI giúp rút ngắn thời gian ở những bước như:
- Viết email từ thông tin có sẵn
- Điều chỉnh cách diễn đạt theo từng đối tượng
- Viết lại nội dung theo hướng ngắn gọn, chuyên nghiệp
- Tóm tắt chuỗi email dài
- Tổng hợp các đầu việc cần xử lý từ nội dung trao đổi
Nhân sự vẫn là người quyết định nội dung cuối cùng, nhưng không còn phải bắt đầu mọi thứ từ một trang trắng.
Tóm tắt và xử lý tài liệu
Với những bộ phận thường xuyên làm việc với hồ sơ, tài liệu kỹ thuật hoặc văn bản nội bộ, việc tìm đúng thông tin trong một tài liệu dài đôi khi mất khá nhiều thời gian.
AI có thể giúp rút gọn nội dung, phân loại thông tin, tìm các điểm đáng chú ý hoặc chuyển một văn bản dài thành những ý chính dễ theo dõi hơn.
Điều này đặc biệt hữu ích khi cần đọc nhanh để nắm vấn đề trước khi đi sâu vào nội dung chi tiết.
Hỗ trợ xây dựng báo cáo
Một báo cáo hoàn chỉnh thường phải đi qua nhiều bước: thu thập thông tin, sắp xếp dữ liệu, viết nội dung rồi chỉnh sửa lại cho thống nhất.
AI có thể tham gia ở một số khâu như:
- Gợi ý bố cục
- Sắp xếp thông tin
- Viết lại nội dung cho mạch lạc
- Tóm tắt phần dữ liệu đã có
- Chuẩn hóa cách trình bày
- Chuyển nội dung thô thành bản nháp dễ chỉnh sửa
Nhờ đó, nhân sự có thêm thời gian tập trung vào phần quan trọng hơn: kiểm tra thông tin, phân tích và đưa ra nhận định.
Mỗi phòng ban có một cách dùng khác nhau
Một điểm đáng chú ý khi triển khai AI trong doanh nghiệp là không phải phòng ban nào cũng cần sử dụng theo cùng một cách.
Với bộ phận kinh doanh, trọng tâm có thể là email, thông tin khách hàng, tổng hợp trao đổi và báo cáo.
Với đội ngũ kỹ thuật, nhu cầu lại thiên về tài liệu chuyên môn, hồ sơ, hướng dẫn và tổng hợp thông tin.
Trong khi đó, hành chính – văn phòng có thể tận dụng AI nhiều hơn cho văn bản, biên bản, báo cáo, email và các công việc mang tính lặp lại.
Vì vậy, thay vì đào tạo theo kiểu “học một công cụ cho tất cả”, cách tiếp cận phù hợp hơn là bắt đầu từ công việc thực tế của từng vị trí rồi tìm ra cách sử dụng AI phù hợp.
AI phù hợp với những doanh nghiệp nào?
Từ thực tế triển khai tại Petrolimex, mô hình đào tạo này có thể mở rộng cho nhiều nhóm doanh nghiệp thường xuyên xử lý lượng lớn thông tin và có nhiều phòng ban phối hợp, chẳng hạn:
- Xăng dầu – năng lượng
- Sản xuất – công nghiệp
- Máy móc – thiết bị – phụ tùng
- Vật tư kỹ thuật
- Xây dựng và bảo trì
- Thương mại và phân phối B2B
- Doanh nghiệp có khối lượng lớn hồ sơ, báo cáo và tài liệu nội bộ
Tất nhiên, mỗi ngành sẽ có những yêu cầu riêng. Một nhân sự kinh doanh sẽ có cách sử dụng khác với kỹ thuật viên, kế toán hay bộ phận hành chính.
Vì vậy, hiệu quả không nằm ở việc sử dụng thật nhiều công cụ, mà ở chỗ tìm đúng công việc để AI tham gia và xây dựng quy trình sử dụng phù hợp.
CyberSoft: Đưa AI từ công cụ thành năng lực làm việc
Qua chương trình đào tạo tại Petrolimex, CyberSoft tập trung vào một mục tiêu rõ ràng: giúp nhân sự không chỉ biết AI là gì mà biết cách đưa công cụ này vào công việc mình đang làm.
Từ cách viết prompt, xử lý email, tóm tắt tài liệu đến xây dựng báo cáo, nội dung được triển khai theo hướng thực hành và bám sát nhu cầu của đội ngũ doanh nghiệp.
Đây cũng là cách CyberSoft tiếp cận các chương trình đào tạo AI cho doanh nghiệp: không chạy theo số lượng công cụ, mà bắt đầu từ bài toán thực tế của từng đội ngũ.
Khi AI bắt đầu từ những công việc rất quen thuộc
Không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống AI phức tạp.
Đôi khi, thay đổi đầu tiên chỉ đơn giản là một email được soạn nhanh hơn, một tài liệu dài được nắm bắt dễ hơn hay một bản báo cáo có thể hoàn thiện trong thời gian ngắn hơn.
Nhưng khi những cách làm đó được áp dụng cho nhiều vị trí và nhiều phòng ban, hiệu quả cộng dồn sẽ trở nên đáng kể.
Buổi đào tạo tại Petrolimex Chi nhánh TP.HCM là một ví dụ cho thấy AI đang dần bước ra khỏi phạm vi thử nghiệm để trở thành một phần trong công việc hằng ngày của doanh nghiệp.
CyberSoft đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo AI dựa trên đặc thù ngành nghề, vị trí công việc và quy trình thực tế, hướng đến khả năng áp dụng ngay sau đào tạo.
CyberSoft đã triển khai nhiều chương trình đào tạo AI và chuyển đổi số cho doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực như sản xuất, xây dựng, giáo dục, logistics, hạ tầng và quản lý dự án. Một số đơn vị tiêu biểu gồm Thép Tây Đô, Daikin Daikin, Intimex, Xi Măng Hà Tiên, Đường Sắt Sài Gòn, IZICO, An Phong, PNJ Đà Nẵng, PHCONS, SETRA 3, Trạm Nghiền Long An, Gallant Ocean, Thủy điện Buôn Đôn, Nam Long Mekong, BBCC Biên Hòa cùng nhiều doanh nghiệp và ban quản lý dự án trên toàn quốc.
CyberSoft chuyên đào tạo Chuyên Gia Lập Trình, Công Nghệ, Thiết kế, AI theo dự án doanh nghiệp. Học theo dự án thực tế, học từ số zero đi làm, học nâng cấp kỹ năng toàn diện
